Bedrijfscontinuïteit in 7 stappen

BCP Project Management

1 - Benoem een manager voor de continuïteitsplanning (Project Management)
Ga binnen uw organisatie op zoek naar de meest geschikte persoon voor het ontwikkelen en managen van een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP). Binnen de organisatie, want voor deze functie is iemand nodig die de organisatie, de bedrijfsvoering en de bedrijfscultuur goed kent. Natuurlijk kan zo'n manager voor het goed doorlopen van het hele proces hulp van buiten inroepen, bijvoorbeeld van een gespecialiseerd adviesbureau. Het is ook essentieel dat het management van de onderneming zich volledig committeert aan het plan. Zonder de steun van het management begint de continuïteitsplan-manager aan een onmogelijke missie. Maak inzichtelijk hoe de onderneming werkt. Identificeer de bedrijfs-kritische systemen, processen, procedures, toeleveranciers, afnemers, enzovoorts. Vergeet daarbij niet dat ook 'derde partijen' een belangrijke rol kunnen spelen.

BCP Risico Analyse en Review


2 - Identificeer de risicogebieden (Risk Analysis and Review)
Kijk naar de belangrijkste risicogebieden in de bedrijfsvoering, ofwel de gebieden waar eventuele problemen kunnen leiden tot grote catastrofes. Men is daarbij vaak (te snel) geneigd zich daarbij te richten op de klanten - als die weglopen kan het bedrijf immers wel opdoeken - en de grootste leveranciers. Denk echter ook aan het wegvallen van kritische medewerkers, uitvallen centrale automatisering, wegvallen bedrijfshuisvesting, bedrijfsmiddelen enzovoorts.

 

   BCP BIA

3. Bedrijfsschade analyse (Business Impact Analysis)
Beoordeel voor de belangrijkste risicogebieden in de bedrijfsvoering wat de gevolgen (effecten) zijn voor uw organisatie indien hier een verstoring respectievelijk langdurige uitval optreedt. Wat betekent dit bijvoorbeeld voor de levertijden, dienstverlening, productie, omzet, kortom: in hoeverre wordt het primaire proces verstoord en wat zijn hiervan de (financiële) gevolgen. Te denken valt hierbij aan extra kosten in verband met huur vervangende ruimten, extra reis- en verblijfskosten, overwerken etc.



BCP Recovery Strategy4. Herstelactiviteiten (Recovery Strategy)
Welke acties gaat u ondernemen indien de belangrijkste risicogebieden in de bedrijfsvoering door een calamiteit respectievelijk crisis worden getroffen? Wat is de feitelijke situatie? Zo snel mogelijk dient duidelijk te zijn wat er precies gebeurd is en wat de feitelijke siuatie is. Alleen dan kunnen de juiste vervolgstappen worden genomen. Maak een 'uitwijkplan' voor het geval de voor de bedrijfsvoering noodzakelijke apparatuur of ruimte niet is te gebruiken. Dat kan bijvoorbeeld door een contract te sluiten met een gespecialiseerd uitwijkcentrum, maar ook door afspraken te maken met concullega's in de branche om een deel van hun productiecapaciteit te gebruiken.  

 
 
BCP Plan Development5. Planontwikkeling (Plan Development)
Leg de voorgenomen herstelactiviteiten vast in het Bedrijfscontinuïteitsplan. Geef daarbij aan wie welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV's) heeft. Zorg ervoor dat alle werknemers en de belangrijkste leveranciers en afnemers op de hoogte zijn van hetgeen is vastgelegd in het continuïteitsplan, zodat dit in werking kan treden op het moment dat het nodig is. Neem lijsten met kritische toeleveranciers, afnemers, medewerkers, checklists enzovoorts in het plan op. Zorg voor een communicatieplan. Ontwikkel een PR-strategie. Het verdient aanbeveling de communicatie met de media zoveel mogelijk via één persoon te laten lopen, zodat in ieder geval wordt voorkomen dat mensen elkaar gaan tegenspreken of dat er halve waarheden worden verteld.


BCP Testing en Exercising

6 - Testen (Testing and Exercising)
Organiseer eventueel trainingsessies, zodat alle sleutelfiguren het plan en hun rol daarin begrijpen. Laat in ieder geval duidelijk zijn wie in geval van calamiteiten beslissingsbevoegd zijn. Alle procedures, ook die met de leveranciers en afnemers zijn afgesproken, moeten worden getest. Alleen op die manier is zekerheid te krijgen over de vraag of ze goed werken. Problemen kunnen tenslotte beter bekend worden tijdens een oefening dan in een echte noodsituatie.

 

 

BCP Program Management7 - Regelmatig evalueren en actualiseren (Program Management)
Het plan moet regelmatig geëvalueerd, geactualiseerd en van tijd tot tijd opnieuw getest worden. De onderneming is tenslotte een dynamisch geheel, waarin aan de lopende band dingen veranderen. Werknemers krijgen nieuwe functies of besluiten te verhuizen, apparatuur wordt vervangen, leveranciers en afnemers veranderen, enzovoorts. Als het BCP niet 'meeverandert', is het al snel niet meer actueel en daarmee zo goed als waardeloos.
Houd uw bank op de hoogte. Laat uw bank weten welke maatregelen zijn getroffen in het kader van het BCP. Een noodsituatie kan immers al snel zorgen voor kortetermijn-cashflowproblemen. Als de bank weet dat het bedrijf een gedegen BCP heeft, zal ze eerder geneigd zijn in zo'n situatie de kredietmogelijkheden te verruimen.